Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne "Świdnica" Sp. z o.o. z siedzibą w Świdnicy ul. Inżynierska 6 zwane dalej Zamawiającym zaprasza do składania ofert w trybie konkursu ofert na:

Zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji dla mieszkańców Świdnicy i Gmin Świdnica i Marcinowice w formie otwartej kampanii informacyjno-promocyjnej na temat realizacji Projektu "Poprawa jakości i bezpieczeństwa komunikacji publicznej poprzez zakup przyjaznych dla środowiska autobusów do obsługi linii komunikacyjnych na terenie Miasta Świdnica i Gmin Świdnica i Marcinowice" współfinansowanego ze środków UE.


Kampania ma być dedykowana mieszkańcom Świdnicy i Gmin Świdnica i Marcinowice. Jej celem jest publiczne zaprezentowanie mieszkańcom nowo zakupionych autobusów komunikacji miejskiej współfinansowanych ze środków unijnych oraz zainteresowanie młodzieży szkół podstawowych tematyką komunikacji miejskiej.


I. Szczegółowe informacje:


1. Termin konferencji:
Konferencja informacyjno-promocyjna ma być zorganizowana w dwóch terminach
- przewidywany termin 10-20 marzec i czerwiec 2014r.
Dokładna data zostanie ustalona z wybranym Wykonawcą.


2. Miejsce przeprowadzenia kampanii:
Świdnica - przewidywana lokalizacja: Rynek przed wejściem do teatru i w teatrze.
3. Przewidywany czas jednej konferencji 3 godziny. Rozpoczęcie w godzinach południowych.


II. W ramach kampanii Wykonawca zobowiązany będzie do:

1. Wynajęcia przed wejściem do teatru odpowiedniego placu oraz pomieszczenia w teatrze na poczęstunek dla gości ViP-ów z imiennymi zaproszeniami (około 100 osób).


2. Uzyskanie od właściwych instytucji wymaganych pozwoleń oraz pozwolenia na wjazd na teren rynku 4 autobusów.


3. Przeprowadzenia akcji promocyjnej w środkach masowego przekazu - zredagowania tekstu, przygotowania zlecenia i opłacenia ogłoszenia prasowego w prasie regionalnej, lokalnej, i na lokalnych informacyjnych portalach internetowych informującego o realizacji Projektu "Poprawa jakości i bezpieczeństwa komunikacji publicznej poprzez zakup przyjaznych dla środowiska autobusów do obsługi linii komunikacyjnych na terenie Miasta Świdnica i Gmin Świdnica i Marcinowice" i zaproszeniu mieszkańców miasta Świdnicy i Gmin Świdnica i Marcinowice do uczestnictwa w prezentacji zakupionych autobusów - termin marcowy.
W terminie czerwcowym informacja - zaproszenie mieszkańców i Vipów na konferencję (wszystkie projekty wymagają autoryzacji).


4. Wynajęcia (zapewnienia) nagłośnienia.


5. Wynajęcia konferansjera na 3 godziny.


6. Wynajęcia 4 hostess na 3 godziny.


7. Wykonania projektu graficznego reklamy informacyjnej na dwóch roll-upach o wymiarach 120x200 cm oraz reklam do gadżetów. (wymagana autoryzacja).


8. Zredagowanie artykułu zapowiadającego wraz z listą adresów mailowych potencjalnych odbiorców do rozesłania przez Zamawiającego (wymagana autoryzacja).


9. Zakup gadżetów w tym: 1000 szt. długopisów z nadrukiem jednobarwnym, 500 baloników z nadrukiem jednobarwnym, 100 szt. pendrivów 8GB z nadrukiem jednobarwnym, zakup cukierków - krówki - 40 kg.


10. Zakup 2 szt. roll upów 120 x 200 cm z reklamą informacyjną.


11. Przygotowanie scenariusza całej akcji promocyjnej z rozpisaniem ról, wkomponowaniem prezentacji autobusów dla mieszkańców z propozycją zabawy polegającej na "zwiedzaniu" autobusów. Uczestnicy nagradzani są drobnymi upominkami - baloniki, długopisy, cukierki - termin marzec 2014r. i czerwiec 2014r.

12. Opracowanie scenariusza akcji społecznej - konkursu dla szkół - z rozstrzygnięciem - czerwiec 2014.


13. Zorganizowanie akcji społecznej - konkursu plastycznego forma dowolna pt. "Autobus moich marzeń" itp. dla uczniów szkół podstawowych z ogłoszeniem wyników, nagrodami i kulminacyjną paradą na rynku - termin czerwiec 2014.


14. Zakup nagród dla szkół - zwycięzców konkursu (1,2,3 miejsce dyplom + puchar, pozostali uczestnicy dyplomy - wymagana autoryzacja)


15. Przygotowanie zaproszenia mailowego dla mediów. (wymagana autoryzacja)


16. Przygotowanie zaproszenia mailowego dla Vip-ów. (wymagana autoryzacja)


17. Zorganizowanie cateringu dla ok. 100 osób. W ramach cateringu: herbata, kawa, ciastka, napoje. Catering zorganizowany w teatrze.


III. Kryteria wyboru oferty.

Kryterium wyboru oferty jest cena.
Spośród nadesłanych ofert - wybrana zostanie oferta z najniższą ceną spełniająca wszystkie warunki opisane w punktach I i II zapytania.


IV. Warunki płatności.
Zapłata za wykonanie usługi nastąpi w dwóch transzach. Pierwsza w wysokości 50% ceny oferty po wykonaniu kampanii przewidzianej na miesiąc marzec.
Pozostałe 50% ceny oferty po wykonaniu kampanii przewidzianej na miesiąc czerwiec. Termin płatności 14 dni od daty wystawienia faktury VAT.

V. Termin składania ofert.
Oferty należy składać na załączonym formularzu zał. nr1 w sekretariacie Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego "Świdnica" Sp. z o.o. do dnia 25.02.2014 do godz. 15-tej.

VI. Rozstrzygnięcie konkursu ofert.

Informacja o rozstrzygnięciu konkursu i wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczona na stronie internetowej Zamawiającego i na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Wykonawcy, którzy złożyli ofertę zostaną poinformowani drogą elektroniczną mail/fax.

Z Wykonawcą, który wygra konkurs zostanie podpisana umowa. Podpisanie umowy nastąpi w terminie do trzech dni od daty rozstrzygnięcia konkursu i umieszczenia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty na stronie internetowej Zamawiającego.

 

Dokumenty:

Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy (pdf)   oraz w pliku MS Word (doc)

Ogłoszenie o konkursie ofert (pdf)   oraz w pliku MS Word (doc)


Osobą uprawnioną do kontaktowania się z oferentem jest:
P. Marek Sobolewski - tel. 74 851 81 06, fax: 74 851 81 03;
e-mail: msobolewski@mpk.swidnica.pl